In un contratto di agenzia, le parti possono pattuire che, nel corso del trimestre, l’agente percepisca acconti sulle provvigioni che sta maturando: questo al fine di garantirgli un flusso di cassa costante, necessario per svolgere al meglio il proprio lavoro.
Altre volte può essere pattuito, in aggiunta alla provvigione a percentuale, un ulteriore importo usualmente a titolo di contributo forfettario delle spese sostenute dall’agente.
Per lo stesso fine può essere previsto un compenso minimo garantito (magari limitato ai primi mesi di durata del rapporto).
Più in dettaglio: l’acconto o anticipo provvisionale è, per sua natura, l’anticipazione di una somma che non si è sicuri di aver meritato, e di cui pertanto potrebbe essere richiesta la restituzione; al contrario, gli importi percepiti a titolo di minimo garantito o di contributo forfettario sono acquisiti e non rimborsabili. Quando si pattuisce che l’agente percepisca “un acconto provvisionale fisso di 1.000 euro mensili”, non è detto che quell’importo sia da considerarsi definitivamente acquisito e non rimborsabile: dovrebbe invece significare che ogni mese la preponente si impegna a corrispondere quella cifra, che dovrebbe però intendersi percepita provvisoriamente, in attesa di conoscere il reale importo dei compensi spettanti. Con la conseguenza che, se dall’estratto conto provvisionale risultasse che gli importi maturati fossero inferiori a quelli percepiti, l’agente dovrebbe restituire la differenza.
Il rimborso o concorso spese, se pattuito tra le parti, può assumere due varianti: il rimborso, da parte della preponente, di somme anticipate dall’agente per determinate spese (autostrada, albergo, ristorazione ecc…); oppure una somma erogata a fondo perduto, a ristoro totale o parziale delle spese dell’agente stesso.
Nel primo caso (usualmente definito “rimborso a pié di lista”) l’agente sosterrà di tasca propria le spese, facendo però intestare alla preponente i relativi documenti giustificativi ai fini fiscali; successivamente la preponente gli restituirà il mero importo delle spese effettuate, senza che l’agente sia tenuto ad emettere la relativa fattura alla mandante stessa.
In pratica, tali somme non saranno considerate spese, né ricavi per l’agente, in quanto sarà la preponente a dedursi tali importi quale costo in bilancio.
Nel secondo caso l’agente riceverà dalla preponente, in aggiunta alle provvigioni, un determinato importo “a forfait”, che concorrerà in misura totale o parziale ai costi che egli sosterrà (e che porterà in deduzione come costo ai fini fiscali), senza dover dar conto alla preponente dell’entità delle spese realmente sostenute.
L’agente in questo caso emetterà alla preponente una fattura provvisionale per l’importo del rimborso spese percepito (che diverrà per lui ricavo di esercizio), mentre porterà a costo gli importi delle spese realmente sostenute.
Con il minimo garantito, la preponente decide di investire nell’agente, contribuendo con un importo minimo concordato, ed in genere liquidato mensilmente. Questo tipo di contributo è di solito temporaneo.
L’idea di base in questo caso è quella di consentire alla risorsa appena inserita, di coprire i costi, avviando l’attività imprenditoriale con serenità, oppure nel caso di un agente senior in regime di monomandato, di evitare uno squilibrio finanziario dovuto al cambio di azienda.
Le parti potranno concordare un piano retributivo iniziale, ad esempio per i primi 6/12 mesi, definendo un importo garantito più elevato a fronte di un aliquota provvisionale più bassa. Emolumento fisso che con il tempo decrescerà (in favore di una provvigione più alta), fino ad azzerarsi o trasformarsi in anticipo provvisionale.
