POLITICA PER LA TUTELA DEI DATI PERSONALI

INFORMATIVA
Fornita ai sensi dell'articolo 13, D.Lgs. 30 giugno 2003 n. 196
(Codice in materia di protezione dei dati personali)


In occasione della sottoscrizione della scheda associativa all’Associazione del Commercio, Turismo, Servizi e PMI della provincia di Vicenza (di seguito indicata, per brevità, anche con i termini “Ascom” o “Associazione”, titolare del trattamento con sede a Vicenza in Via L. Faccio 38 – telefono 0444-964300, fax: 0444-963400) vengono fornite dal personale dell’Associazione alcune informazioni relative sia all’attività ed ai servizi dell’Ascom, che al trattamento dei dati personali. Tali indicazioni “verbali”, per evidenti finalità di sintesi, si riferiscono agli aspetti principali del trattamento.
La presente informativa ha la finalità di informare nel dettaglio, anche ai sensi dell’art. 13 del D.Lgs. 30 giugno 2003 n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali) in merito a trattamenti di dati personali che Ascom ed altri contitolari del trattamento effettuano nell’ambito dello svolgimento del rapporto associativo.
L’Ascom è un’Associazione di categoria espressione unitaria delle aziende commerciali, turistiche, dei servizi e delle Piccole Medie Imprese e tutela gli interessi sociali, morali ed economici dei soggetti imprenditoriali e professionali nonché dei soggetti economici che operano nel settore terziario ed in altre attività economiche. Rappresenta altresì quei soggetti che, quantunque privi della qualifica di imprenditore e/o professionista, decidono di rifarsi comunque all’organizzazione associativa per la tutela dei propri interessi (in relazione, ad esempio, alla tutela dei diritti derivanti dalla proprietà immobiliare). L’Ascom assume una vasta gamma di competenze che vengono seguite, in via istituzionale, sulla base di obblighi conseguenti all’instaurarsi del rapporto associativo, ma che possono derivare anche da specifiche e singole esigenze manifestate dagli associati.
L’Ascom disciplina il proprio operato e la propria attività sulla base di uno Statuto nell’ambito del quale sono indicate anche le finalità, l’ambito di rappresentanza e le modalità di funzionamento dell’Associazione medesima (copia dello Statuto, oltre ad essere consegnata in occasione della sottoscrizione della scheda associativa, è messa a disposizione degli associati che potranno richiederla in ogni momento e senza formalità). Ai fini di un migliore raggiungimento degli scopi sociali, l’Ascom è presente nel territorio della provincia di Vicenza mediante distaccamenti-uffici mandamentali o zonali (in particolare ad Arzignano, Asiago, Lonigo, Noventa Vicentina, Marostica, Valdagno e Recoaro Terme, uffici i cui indirizzi sono indicati e mantenuti aggiornati nel sito internet www.ascom.vi.it e presso i quali gli interessati potranno comunque ottenere informazioni ed assistenza in merito all’applicazione dei diritti di cui al D. Lgs. 196/2003).

MODALITA’ DI RACCOLTA E NATURA DEI DATI
Ascom viene a conoscenza dei dati relativi all’associato, di regola, direttamente presso l’interessato in occasione della sottoscrizione della scheda associativa, tuttavia tali dati potranno essere integrati da altri dati raccolti presso l’interessato in momenti successivi o presso Enti o organismi convenzionati (es. INPS, INAIL) e archivi pubblici (es. Archivio Infocamere). Al fine di eseguire, nel permanere del rapporto associativo, specifici servizi agli interessati i dati potranno essere integrati con dati di eventuali collaboratori, familiari e/o dipendenti (le informazioni saranno raccolte di volta in volta sia direttamente presso l’interessato medesimo che presso registri pubblici, ad es. Camera di Commercio, Infocamere, Albi e Ruoli, ecc.).
L’art. 4 del D.Lgs. 196/03 definisce dati “sensibili” i dati personali idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale. Come sopra accennato, Ascom opera quale associazione di categoria rivestendo, relativamente ad alcuni aspetti del proprio operato, natura di sindacato di rappresentanza dei propri iscritti. L’adesione all’Ascom può quindi rivestire natura di dato idoneo a rilevare l'adesione a sindacato e associazione a carattere sindacale e può considerarsi, nell’ambito di alcuni trattamenti, dato di natura sensibile. Per l’espletamento di alcuni servizi richiesti dall’interessato, Ascom potrebbe inoltre trattare anche dati idonei a rilevare lo stato di salute, le convinzioni religiose, l’adesione a sindacati ed associazioni di categorie terzi.

FINALITA’ DEL TRATTAMENTO
Le informazioni richieste nella scheda sono finalizzate essenzialmente ad identificare con la maggior precisione e correttezza possibile l’associato, l’attività svolta e, in generale, l’ambito di interesse al fine di permettere all’Ascom di offrire i servizi di assistenza e consulenza correlati all’instaurarsi del rapporto contrattuale-associativo. I dati contenuti nella scheda, come pure quelli eventualmente raccolti presso l’interessato o presso terzi in momenti successivi saranno comunque trattati, in linea con le finalità statutarie, al fine di:
a) prestare agli associati, sulla base delle necessità dagli stessi manifestate, assistenza diretta e consulenza in materia di contratti e documenti di lavoro, nonché assistenza, diretta o prestata attraverso società partecipate da Ascom e costituite allo scopo, in materia tecnico-legale, fiscale, amministrativa, contabile, finanziaria sul piano generale e specifico;
b) studiare e realizzare, anche attraverso società e/consorzi partecipati o collegati ad Ascom, iniziative dirette alla tutela ed all’assistenza sindacale, sociale, economica e tecnica dei soci;
c) assistere e rappresentare i soci nella stipula di contratti di lavoro e nella risoluzione di eventuali controversie e per vigilare sull’applicazione e sull’osservanza dei contratti stessi;
d) promuovere la qualificazione professionale delle categorie rappresentate;
e) sviluppare ogni iniziativa idonea o comunque mirata ad incrementare le relazioni commerciali degli associati con l’interno e con l’estero;
f) riscuotere quote associative e contributi, anche legati a specifiche prestazioni di volta in volta richieste dall’interessato;
g) gestire gli aspetti amministrativi e gli adempimenti conseguenti all’adempimento del titolare di obblighi contabili, fiscali, contributivi, previdenziali, ecc.
h) designare e nominare propri rappresentanti in Enti, consessi e commissioni;
i) inviare all’interessato aggiornamenti in merito alle nuove opportunità messe a disposizione degli associati dall’Ascom o da società, enti, consorzi collegate/i e/o da questa partecipate/i (es. nuove convenzioni con ACI, SIAE, ed altri enti e/o società; aggiornamento sulla scontistica in materia di energia, gas, ecc.);
j) consentire ad Ascom di effettuare, attraverso la memorizzazione dei contatti (in particolare di data, ora, oggetto della consulenza e soggetto interessato) l’annotazione delle prestazioni fornite agli associati al fine di poter rendere conto agli stessi (se richiesto e nei limiti delle memorizzazioni effettuate) in merito all’attività prestata. I medesimi dati, trasformati in forma anonima, potranno essere utilizzati in forma aggregata a fini statistici.

POSSIBILE CONTITOLARITA’ NEL TRATTAMENTO
Per alcuni trattamenti di dati Ascom e una o più società, enti, consorzi collegate/i e/o da questa partecipate/i opereranno quali contitolari del trattamento. In tal senso Ascom e la società, l’ente o il consorzio partecipata/o e o collegata/o condivideranno la determinazione delle finalità e delle modalità del trattamento. I soggetti che potranno trovarsi nella condizione di condividere con Ascom o con Ascom e altri di essi, la titolarità del trattamento sono:
a) ESAC – ENTE SERVIZI ASSOCIAZIONE COMMERCIANTI S.P.A. di seguito anche solo “ESAC SPA” (in particolare per l’espletamento di attività di consulenza ed elaborazione dei dati mirata all’assistenza fiscale, tributaria e legale, per la fornitura dei servizi di tenuta scritture contabili ed attività ad essa correlate, l’elaborazione dei dati funzionale alla determinazione delle retribuzioni dei dipendenti ed ai compensi dei collaboratori degli imprenditori associati all’Ascom o per l’espletamento di iniziative promozionali a favore di Ascom e di sue specifiche suddivisioni categoriali e/o territoriali). Esac Spa ha sede legale a Vicenza in Via L. Faccio 38;
b) ISTER SRL (in particolare per l’elaborazione di piani e di progetti volti alla programmazione commerciale, turistica, dei servizi, in materia urbanistica e del marketing territoriale nonché in relazione alla consulenza aziendale in materia di commercio, turismo e servizi). Ister Srl ha sede legale a Vicenza in Via L. Faccio 38;
c) ENTE BILATERALE SETTORE TERZIARIO (in particolare per la gestione dell’osservatorio provinciale del mercato del lavoro; la promozione a livello locale di iniziative in materia di formazione e qualificazione professionale, la diffusione degli accordi applicativi in materia di contratti di formazione e lavoro ricevuti dalle associazioni imprenditoriali e dalle corrispondenti organizzazioni sindacali, per esprimere parere vincolante di congruità sulle domande presentate dai datori di lavoro che intendano assumere apprendisti) Ente Bilaterale settore Terziario ha sede legale a Vicenza in Via L. Faccio 38;
d) ENASCO - ENTE NAZIONALE DI ASSISTENZA SOCIALE PER GLI ESERCENTI ATTIVITA’ COMMERCIALI di seguito anche solo “ENASCO” (in particolare per l’assistenza agli aventi diritto nello svolgimento delle pratiche amministrative richieste per il conseguimento delle prestazioni assicurative, previdenziali ed assistenziali previste dalle leggi sulle assicurazioni obbligatorie e dalle norme riguardanti ogni ulteriore trattamento previdenziale ed assistenziale nonché per facilitare l’espletamento delle pratiche con le Pubbliche Amministrazioni e con ogni Istituto o Ente Pubblico). ENASCO ha sede legale a Roma in Via del Melangolo 26. Per ogni eventuale informazioni è comunque possibile rivolgersi presso l’organizzazione periferica di ENASCO a Vicenza, sita in Via L. Faccio n.38 presso l’Ascom.
e) 50&Più Fenacom (in particolare per favorire la socializzazione e l’integrazione delle persone anziane, rappresentandole, tutelandole e assistendole). 50&Più Fenacom ha sede legale a Roma in Via del Melangolo 26. Per ogni eventuale informazioni è comunque possibile rivolgersi presso l’organizzazione periferica di 50&Più Fenacom a Vicenza, sita in Via L. Faccio n.38 presso l’Ascom.
f) CONENERGY CONSORZIO ENERGIA VENETO di seguito anche solo “CONENERGY” (in particolare per il coordinamento dell’attività di approvvigionamento e ripartizione tra i consorziati stessi di ogni fonte di energia e telecomunicazioni, nonché per la prestazione di servizi funzionali all’ottimizzazione dell’utilizzo di fonti energetiche e di telecomunicazione, nell’attività di impresa). CONENERGY ha sede legale a Vicenza in Via L. Faccio 38;
g) TERCAT – Centro di Assistenza Tecnica – Società consortile a R.L. di seguito anche solo “TERCAT” (in particolare per lo sviluppo e la promozione di processi di ammodernamento della rete distributiva, per migliorare ed agevolare il rapporto tra imprese commerciali e pubbliche amministrazioni locali e centrali, per la predisposizione di business plan e l’analisi della strategia aziendale, per la consulenza in materia di formazione, la prestazione di assistenza tecnica organizzativa e di mercato). Tercat ha sede legale a Vicenza in Via L. Faccio 38;
h) TER CAF IMPRESE SRL (in particolare per lo svolgimento dell’attività di assistenza fiscale prevista dal D.lgs. 490/1998 a favore dei soggetti aderenti alle associazioni ed organizzazioni socie della società: elaborazione e predisposizione delle dichiarazioni tributarie, nonché cura degli ulteriori adempimenti tributari, redazione delle scritture contabili, verifica della conformità dei dati esposti nelle dichiarazioni in riferimento alla rispettiva documentazione, invio all’amministrazione finanziaria delle dichiarazioni dei redditi e delle scelte ai fini della destinazione delle percentuali previste dalle norme, es. otto per mille, in relazione alle imposte sul reddito delle persone fisiche, apposizione del visto di conformità formale dei dati indicati nelle dichiarazioni alla relativa documentazione ed alle risultanze delle scritture contabili, apposizione dell’asseverazione che i dati contabili ed extra contabili comunicati all’Amministrazione finanziaria corrispondono a quelli risultanti dalle scritture contabili). Ter Caf Imprese Srl ha sede legale a Vicenza in Via L. Faccio 38.
i) CAIV – Consorzio Agenzie Immobiliari Vicentine, di seguito anche “CAIV” (in particolare per il coordinamento delle attività delle imprese consorziate mediante: la stipula di convenzioni con aziende, Enti o soggetti pubblici e privati; l’organizzazione di fiere, eventi promozionali ed altre manifestazioni per i consorziati; la costituzione o la partecipazione ad organismi associativi, consortili o societari, con soggetti terzi; l’acquisto, l’affitto o la presa in comodato, la distribuzione l’erogazione o la vendita e la ripartizione tra i consorziati di ogni bene o servizio utile al miglioramento del servizio fornito dai consorziati ai loro clienti). Caiv ha sede a Vicenza in Via L. Faccio n.38
j) TER QUALITA’ – Società consortile a Responsabilità Limitata di seguito anche solo “TER QUALITA’” (in particolare per l’assistenza tecnica in materia di qualità aziendale, ambientale e sicurezza del lavoro, nonché di tutte le attività inerenti o conseguenti, anche al fine di ottenere le certificazioni. TER QUALITA’ ha la sede legale a Vicenza in Via L. Faccio 38.
In tutti i predetti casi di contitolarità, al fine anche di esercitare i legittimi diritti di informazione, cancellazione, ecc. (come specificati di seguito nell’apposita sezione) l’interessato potrà rivolgersi indifferentemente al soggetto contitolare o ad Ascom il quale provvederà a fornire ogni utile informazione in merito al trattamento o ai trattamenti effettuati.

MODALITA’ DI TRATTAMENTO
Il trattamento dei dati, anche in caso di trattamenti effettuati in contitolarità tra diversi soggetti (come sopra illustrato) avverrà sempre e solo ad opera di personale specificatamente incaricato dal titolare/contitolare (gli incarichi potranno interessare personale dipendente, professionisti e collaboratori con contratto a progetto ed avverranno, ove possibile, in considerazione di apposite e specifiche suddivisioni per ufficio di competenza, tenuto conto anche dell’appartenenza ai diversi distaccamenti-uffici mandamentali) e potrà avvenire:

in forma cartacea (in particolare per raccolta ed archiviazione scheda associativa, archiviazione copie documentazione relativa a pratiche espletate per conto degli associati o richiedenti specifici servizi per il tramite delle società consorzi collegati e/o partecipati da Ascom, raccolta ed archiviazione adesioni a singole iniziative, redazione e archiviazione fotografie ed immagini relative ad iniziative ed incontri, stampe relative alle posizioni estrapolate da archivi informatizzati, stampa e archiviazione di documentazione relativa all’adempimento di obblighi contabili, contributivi e fiscali ricadenti in capo ad Ascom e/o a società, consorzi e soggetti collegati);

in forma elettronica (in particolare la gestione dell’anagrafica, le prestazioni relative ad obblighi fiscali, contributivi ed amministrativi ricadenti in capo agli associati o a richiedenti specifici servizi, la memorizzazione dei messaggi inviati e ricevuti a mezzo posta elettronica, le immagini fotostatiche e/o le riprese video relative allo svolgimento delle diverse iniziative promosse dall’Associazione o da contitolari del trattamento dei dati personali).
In alcuni casi il trattamento potrà avvenire anche secondo logiche automatizzate (ad esempio la selezione dei recapiti degli interessati per l’invio della corrispondenza - cartacea, informatico-telematica o a mezzo telefax o SMS, o altri sistemi di comunicazione - selezione mirata a garantire un invio funzionale alle esigenze degli appartenenti a specifiche suddivisioni categoriali e/o territoriali, la gestione dell’eventuale fatturazione, la selezione degli associati o dei fruitori di servizi sulla base di specifiche situazioni amministrative – insoluti, l’organizzazione e la selezione dei dati conseguenti al processo di memorizzazione dei contatti avvenuti con gli associati).

NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI
I dati richiesti in occasione della sottoscrizione della scheda associativa devono essere obbligatoriamente forniti dagli interessati (pena l’impossibilità per Ascom di gestire con correttezza il rapporto associativo e quindi con conseguente impossibilità di instaurarlo). Ascom e/o società, enti, consorzi collegati e/o partecipati, nell’ambito dell’attività istituzionale di ciascuno, attivano servizi ed iniziative per le quali sarà di volta in volta illustrata all’interessato la natura obbligatoria o meno di alcuni o tutti i dati richiesti. Resta peraltro ferma la possibilità dell’interessato, oltre ai diritti di cui all’apposita sezione della presente informativa, di conoscere in ogni momento e nel dettaglio anche la natura obbligatoria o meno di ogni singolo conferimento.
La necessità del titolare di garantire aggiornamento e correttezza nel trattamento dei dati personali rende parimenti necessario un preciso impegno in capo all’interessato affinché sia garantita la tempestiva comunicazione di eventuali variazioni dei dati forniti.

AMBITO DI COMUNICAZIONE E/O DIFFUSIONE
I dati trattati possono essere comunicati ad uffici della pubblica amministrazione; ad enti ed organismi pubblici e privati, agli istituti previdenziali e assicurativi, agli istituti di credito, al concessionario per la riscossione dei tributi, ed inoltre essere comunicati a professionisti (quali consulenti commerciali, amministrativi e legali). I dati personali possono altresì essere comunicati alla “Confederazione Generale Italiana del Commercio, del Turismo, dei Servizi e delle PMI” avente sede a Roma, Piazza G. Belli, 2 ed alle Associazioni nazionali di categoria aderenti al sistema Confcommercio per la riscossione di contributi, l’invio direttamente agli interessati da parte di Confcommercio o/e delle singole Associazioni categoriali di materiale informativo-sindacale e la gestione degli organi di rappresentanza (es. convocazione di Assemblee e Consigli di categoria) . Nell’ambito dell’attività di consulenza ed assistenza Ascom potrà comunicare ad enti pubblici quei dati personali che si rivelino necessarie e/o utili per l’espletamento di particolari pratiche volte a soddisfare una richiesta dell’interessato o per l’organizzazione di iniziative promosse dalla suddivisione categoriale o territoriale di cui l’interessato fa parte. Alcuni dati personali potranno altresì essere oggetto di comunicazione ad imprese e società di recupero crediti.
In relazione allo svolgimento di assemblee ed incontri di natura sindacale o conviviale, o dell’organizzazione di specifiche iniziative (per le quali l’Associazione riscontri la necessità e/o l’opportunità di fornire una idonea pubblica informativa o un’informazione sindacale mirata) alcuni dati (in particolare fotografie o filmati ritraenti l’iniziativa e/o i dati identificativi dei partecipanti) potranno essere diffusi a mezzo organi di stampa sia generale che di categoria, televisione, internet, e sistemi di comunicazione vari (es. volantinaggio, cartellonistica, ecc.).

Viene in ogni caso assicurato agli interessati il godimento dei diritti di cui all’articolo 7 e seguenti del D.Lgs. 196/2003. Anche a tal fine l’informativa sopra esposta evidenzia gli elementi identificativi della sede di ogni soggetto che condivide con Ascom la titolarità del trattamento, soggetto al quale l’interessato può comunque rivolgersi per l’esercizio dei diritti suddetti.